Registro y Control de Documentos
Este taller te te proporcionará las herramientas necesarias para diseñar, registrar, controlar y gestionar la documentación en tu organización. Aprenderás a crear plantillas, definir códigos y nomenclaturas, y gestionar los cambios y el control de documentos siguiendo normas internacionales.
Duración: 4 horas
Para quién es este curso
Dirigido a responsables de calidad, gerentes, administradores y profesionales involucrados en la gestión de documentos y procesos administrativos que deseen mejorar el control, el registro y la gestión de la documentación en sus organizaciones.
Conseguirás
- Definición de códigos y nomenclaturas: Establecer métodos para definir códigos y nomenclaturas por tipo de documento y proceso.
- Creación de listas maestras de documentación: Desarrollar listas maestras para gestionar de forma organizada todos los documentos.
- Comprensión de los tipos de documentos: Diferenciar entre políticas, procedimientos, instructivos y otros tipos de documentos.
- Normas internacionales de documentación: Conocer las principales normas internacionales aplicables al control de documentos.
- Control de cambios y políticas de registro: Implementar políticas para el control de cambios de documentos y su correcto registro.
- Diseño de roles y responsabilidades: Asignar roles y responsabilidades claras dentro del sistema de documentación.
Aprenderás:
- Diseño de plantillas de documentaciones y creación de flujos operacionales.
- Definir códigos y nomenclaturas para documentos según el tipo y proceso.
- Crear listas maestras de documentación.
- Diferenciar entre políticas, procedimientos, instructivos, y otros documentos.
- Conocer las normas internacionales de documentación.
- Control de cambios y gestión de documentos.
- Diseño de roles y responsabilidades en el sistema de control documental.
Plan de estudio
1. Diseño de Plantillas de Documentación y Creación de Flujos Operacionales
- Importancia de las plantillas para la estandarización de documentos.
- Creación de plantillas para documentos operativos.
- Ejercicio práctico: Diseño de una plantilla estándar.
2. Definir Códigos y Nomenclaturas por Tipo de Documento y Proceso
- Métodos para definir códigos únicos por tipo de documento.
- Nomenclaturas estandarizadas para facilitar la clasificación de documentos.
- Ejercicio práctico: Definir códigos y nomenclaturas para diferentes tipos de documentos.
3. Creación de Listas Maestras de Documentación y Control de Cambios
- ¿Qué es una lista maestra y cómo mantenerla actualizada?
- Gestión de cambios de documentos y su registro.
- Ejercicio práctico: Creación de una lista maestra de documentos.
4. Comprensión de Tipos de Documentos y Normas Internacionales de Documentación
- Diferencias clave entre políticas, procedimientos, instructivos y otros.
- Principales normas internacionales que regulan el control documental (ISO, etc.).
- Ejercicio práctico: Clasificación de documentos según tipo y relevancia.
5. Diseño de Roles y Responsabilidades dentro del Sistema de Documentación
- Asignación de roles en la gestión documental.
- Establecimiento de responsabilidades para mantener el control y actualización de documentos.
Incluye:
- Material de apoyo digital.
- Ejemplares de plantillas y listas maestras para control de documentación.
- Certificado de participación.